Pentingnya Tata Kelola Informasi Bagi Perusahaan

Daftar Isi [Tampil]

 

Pentingnya Tata Kelola Informasi Bagi Perusahaan - Tata kelola informasi (Information Governance / IG) adalah semacam "disiplin super" yang muncul sebagai akibat dari undang-undang baru dan diperketat yang mengatur bisnis, dan pengakuan bahwa berbagai disiplin ilmu yang tumpang tindih diperlukan untuk mengatasi tantangan manajemen informasi saat ini dalam lingkungan bisnis yang semakin diatur dan diperkarakan. .

Tata Kelola Informasi mencakup konsep-konsep kunci dari tata kelola perusahaan, manajemen catatan, manajemen konten, TI dan tata kelola data, keamanan informasi, privasi data, manajemen risiko, kesiapan litigasi, kepatuhan terhadap peraturan, dan bahkan intelijen bisnis. Ini juga berarti bahwa tata kelola informasi mencakup subkategori teknologi dan disiplin terkait seperti manajemen dokumen, pencarian perusahaan, manajemen pengetahuan, kelangsungan bisnis, dan pemulihan akibat bencana.

Mempraktikkan tata kelola informasi yang baik adalah dasar penting untuk membangun program pengelolaan arsip yang dapat dipertahankan secara hukum; yang pada akhirnya akan memberikan dasar untuk metode yang konsisten dan andal untuk mengelola dokumen dan catatan. Memiliki catatan, laporan, dan database yang tepercaya dan andal memungkinkan manajer membuat keputusan penting dengan lebih percaya diri. Dan mengakses informasi dan intelijen bisnis secara tepat waktu dapat menghasilkan keunggulan kompetitif jangka panjang yang berkelanjutan, menciptakan perusahaan yang lebih gesit.

Untuk melakukan tata kelola informasi yang baik, organisasi harus menstandardisasi dan mensistematisasikan penanganan informasi mereka, dan terutama catatan bisnis formal mereka. Mereka harus menganalisis dan mengoptimalkan bagaimana informasi diakses, dikendalikan, dikelola, dibagikan, disimpan, diawetkan, dan diaudit.

Manajemen harus memiliki kebijakan, proses, dan teknologi yang lengkap, terkini, dan relevan untuk mengelola dan mengendalikan informasi, termasuk siapa yang dapat mengakses informasi mana, dan kapan, untuk memenuhi tuntutan hukum dan peraturan eksternal serta persyaratan tata kelola internal. Singkatnya, ini adalah tata kelola informasi / information governance (IG).

Tata Kelola Informasi Berkelanjutan

Tata kelola informasi bukanlah sebuah proyek melainkan program berkelanjutan yang menyediakan payung aturan dan kebijakan, dipantau dan ditegakkan oleh teknologi informasi, untuk mengelola dan mengontrol keluaran informasi dan komunikasi. Karena teknologi berubah begitu cepat, diperlukan kebijakan menyeluruh yang dapat mengelola berbagai platform teknologi informasi (TI) yang mungkin digunakan organisasi.

Bandingkan dengan program keselamatan kerja; setiap kali lokasi baru, anggota tim, peralatan, atau zat beracun diperoleh oleh organisasi, program keselamatan tempat kerja harus menentukan cara penanganannya dan, jika tidak, kebijakan/prosedur/pelatihan keselamatan tempat kerja yang bagian dari program keselamatan kerja perlu diperbarui. Dan Anda melakukan tinjauan rutin untuk memastikan program diikuti dan melakukan penyesuaian berdasarkan temuan Anda. Upaya tidak pernah berakhir. Hal yang sama berlaku untuk tata kelola informasi.

Tata kelola informasi adalah fondasi yang diperlukan untuk mengembangkan strategi manajemen arsip elektronik yang memaksimalkan produktivitas, sambil meminimalkan risiko dan biaya.

Pertama, Kebijakan yang Lebih Baik; Kemudian, Teknologi Lebih Baik untuk Penegakan yang Lebih Baik.

Biasanya, beberapa kebijakan yang mengatur penggunaan dan pengendalian informasi dan catatan mungkin telah ditetapkan untuk laporan keuangan dan kepatuhan, dan mungkin email, tetapi seringkali tidak lengkap dan ketinggalan zaman, dan belum disesuaikan untuk perubahan dalam lingkungan bisnis, seperti platform teknologi baru (misalnya, Web 2.0, media sosial), undang-undang yang berubah (misalnya, perubahan FRCP AS 2006), dan peraturan tambahan.

Tantangan selanjutnya adalah proliferasi cepat perangkat seluler seperti tablet dan ponsel cerdas yang digunakan dalam bisnis—informasi dapat lebih mudah hilang atau dicuri, terutama di lingkungan “bawa perangkat Anda sendiri” (BYOD)—sehingga upaya IG harus dibuat untuk melestarikan dan melindungi aset informasi perusahaan.

IG yang tepat mengharuskan kebijakan cukup fleksibel untuk tidak menghalangi aliran informasi yang tepat dalam panasnya pertempuran bisnis, namun cukup ketat untuk mengontrol dan mengaudit penyalahgunaan, pelanggaran kebijakan, atau pelanggaran keamanan. Ini adalah proses pembuatan kebijakan berulang yang berkesinambungan, yang harus dipantau dan disesuaikan. Bahkan dengan upaya terbaik mutlak, beberapa kebijakan akan meleset dari sasaran dan perlu ditinjau dan disesuaikan.

Memulai dengan kesadaran IG adalah langkah pertama. Ini mungkin muncul di radar eksekutif pada satu titik atau yang lain dan upaya mungkin telah dilakukan, tetapi banyak organisasi meninggalkan kebijakan ini di rak dan tidak merevisinya secara teratur, jadi, ketika platform baru seperti komputasi awan atau media sosial tiba. , mereka mungkin menemukan diri mereka berada di belakang dan dalam pergolakan upaya pembuatan kebijakan dan penegakan baru.

Pendekatan proyek taktis dan reaktif ini bukanlah cara yang tepat untuk melakukannya—secara sembarangan menggunakan teknologi, hukum, dan peraturan. Program yang proaktif dan strategis, dengan sponsor yang jelas dan akuntabel, rencana berkelanjutan, dan proses peninjauan rutin adalah satu-satunya cara untuk terus menyesuaikan kebijakan IG agar tetap terkini sehingga dapat melayani kebutuhan organisasi dengan sebaik-baiknya.

Informasi dan catatan bisnis yang sibuk dihasilkan, dikumpulkan, dan ditambang oleh perusahaan menawarkan banyak manfaat potensial; namun, penggunaannya juga membawa risiko besar. Akibatnya, beberapa organisasi telah menciptakan badan tata kelola formal untuk menetapkan strategi, kebijakan, dan prosedur seputar distribusi informasi di dalam dan di luar perusahaan. Badan tata kelola, komite pengarah, atau tim ini dapat mencakup anggota dari berbagai bidang fungsional yang berbeda, karena Itjen yang tepat memerlukan masukan dari berbagai pemangku kepentingan.

Perwakilan dari teknologi informasi (TI), manajemen catatan, pengarsipan perusahaan/organisasi, manajemen risiko, kepatuhan, operasi, keamanan, hukum, keuangan, dan mungkin manajemen pengetahuan biasanya merupakan bagian dari tim IG. Seringkali upaya ini dimulai dan diorganisir dengan sumber daya konsultasi pihak ketiga yang berspesialisasi dalam upaya IG.

Demikianlah bahasan sederhana kami mengenai pentingnya tata kelola informasi bagi sebuah perusahaan. Semoga bermanfaat dans salam sukses selalu (bisnisan.id).