Pengertian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Halo Sobat Bisnis, kali ini kita akan membahas
tentang pengertian manajemen perkantoran dan layanan bisnis. Kita mulai dari bahasan
apa itu kantor dan kemudian bagaimana definisi manajemen perkantoran setelah
itu mengurai apa itu layanan bisnis. Simak baik baik ya..
Pengertian Kantor
Kantor menurut etimologi bahasa Inggris “Office”
berarti tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi.
Dalam bahasa Belanda kantor berasal dari kata “Kantoor” yang berarti ruangan
tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Dari pengertian tersebut kantor
dapat diartikan secara dinamis dan secara statis.
Pengertian kantor secara statis menurut Rasto (2015), merupakan tempat kerja, ruang kerja, biro,
markas, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian
data/ informasi. Dari pengertian tersebut berarti kantor diartikan secara statis.
Pengertian kantor secara dinamis yakni proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti seperti
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Dari
uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arti kantor secara fisik merupakan
bangunan, ruang atau tempat kerja, sedangkan secara dinamis diartikan sebagai
proses kegiatan yang dilakukan di dalam ruang, tempat kerja.
Dalam pengertian kantor secara dinamis inilah,
maka manajemen merupakan hal penting untuk mengarahkan, menggerakkan dan mengendalikan
setiap unsur dalam sebuah kantor tersebut. Tugas manajemen adalah menetapkan
tujuan organisasi dan berupaya untuk mencapainya. Dengan demikian sebuah
organisasi harus memahami tujuan yang jelas dan membuat sebuah sistem untuk
mencapai tujuan secara efisien dan efektif.
Perbedaan Pengertian Kantor Secara Statis dan Dinamis
Pengertian kantor secara statis dan dinamis
merujuk pada dua cara berbeda dalam memahami konsep kantor dalam konteks bisnis
dan organisasi. Berikut adalah penjelasan tentang perbedaan antara kantor
secara statis dan dinamis:
- Kantor Statis:
- Kantor statis mengacu pada konsep tradisional tentang kantor. Ini
adalah jenis kantor yang memiliki lokasi fisik yang tetap dan terdefinisi
dengan baik di suatu tempat.
- Biasanya, kantor statis memiliki infrastruktur fisik yang khusus,
seperti gedung perkantoran, ruang kerja, meja dan kursi yang tetap, serta
peralatan kantor konvensional seperti komputer, printer, dan telepon.
- Komunikasi dalam kantor statis cenderung terjadi secara langsung,
melibatkan pertemuan tatap muka, percakapan di koridor, dan pertemuan di
ruang rapat fisik.
- Model kerja dari kantor statis adalah kehadiran fisik yang
diperlukan, yang berarti bahwa pekerja harus hadir di lokasi kantor pada
jam kerja yang ditentukan.
- Kantor Dinamis:
- Kantor dinamis adalah konsep yang lebih modern dan beradaptasi
dengan perkembangan teknologi dan perubahan tren bisnis. Ini mencerminkan
cara kerja yang lebih fleksibel dan dapat diakses dari berbagai lokasi.
- Dalam kantor dinamis, pekerja sering memiliki fleksibilitas untuk
bekerja dari berbagai tempat, termasuk dari rumah (kerja jarak jauh), kafe,
pusat kerja bersama, atau bahkan saat bepergian.
- Teknologi informasi, khususnya internet dan perangkat mobile,
memainkan peran kunci dalam mendukung kantor dinamis, memungkinkan akses
ke sistem dan data perusahaan dari mana saja.
- Komunikasi dalam kantor dinamis sering menggunakan alat seperti
email, video konferensi, chat online, dan alat kolaborasi berbasis cloud.
- Model kerja dalam kantor dinamis sering kali menekankan hasil
kerja daripada kehadiran fisik, yang memungkinkan fleksibilitas bagi
pekerja untuk mengatur waktu kerja mereka sendiri.
Dalam era digital dan globalisasi, banyak
organisasi mulai beralih dari kantor statis ke model kantor dinamis untuk
meningkatkan produktivitas, fleksibilitas, dan efisiensi. Namun, ada juga
situasi di mana kantor statis masih relevan, terutama dalam bisnis atau
industri tertentu di mana kehadiran fisik atau infrastruktur khusus sangat
penting.
Pengertian Manajemen Perkantoran
Mari kita lanjutkan dengan membahas bagaimana pengertian
manajemen perkantoran dan layanan bisnis. Pengertian manajemen perkantoran
sangat bervariasi. Menurut beberapa ahli, pengertian manajemen perkantoran
dapat diuraikan berikut ini.
Pengertian manajemen perkantoran menurut Rao
(2000) adalah perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian dokumen oleh administrator
dalam suatu organisasi. Gambaran secara utuh suatu organisasi dapat dilihat
dalam struktur organisasi.
Wyle and Brecht dalam Rasto (2015) mengartikan
bahwa manajemen perkantoran merupakan pemanfaatan dan pengendalian manusia, metode,
mesin, dan material untuk mencapai hasil terbaik, kualitas tinggi, upaya
terbaik, waktu tersingkat, cara yang paling praktis dan dapat diterima oleh
manajemen puncak.
Eyre dalam Rasto (2015) mendefinisikan bahwa
manajemen kantor berkaitan dengan penyediaan layanan komunikasi, informasi, dan
pengamanan aset.
Betts dalam Rasto (2015) menyebutkan
pengertian manajemen perkantoran untuk mencapai tujuan yang berhubungan dengan fungsi
kantor dalam menyediakan informasi yang tepat dan jaringan komunikasi untuk
semua bidang dalam organisasi.
Dari berbagai pendapat tentang pengertian
manajemen perkantoran dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran
didefinisikan sebagai proses merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi aktivitas
kantor dalam mewujudkan kantor sebagai penyedia layanan informasi dan
komunikasi untuk membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan
efisien. Pemahaman terhadap aktivitas kantor dalam hal ini merujuk pada peranan
atau fungsi kantor yang terdiri dari fungsi utama dan fungsi pendukung.
Oleh karena fungsi kantor sebagai penyedia
layanan informasi dan komunikasi, maka dalam penyelenggaraannya harus ditopang
oleh tiga hal, meliputi:
a.
manajemen informasi yang
berkualitas;
b.
sistem komunikasi yang efektif;
dan
c.
teknologi informasi dan komunikasi
yang relevan.
Tiga hal di atas yang merupakan pusat kajian
utama dari manajemen perkantoran adalah informasi.
Pengertian Layanan Bisnis
Pelanggan merupakan faktor utama dalam layanan
bisnis, sehingga dalam bentuk apa pun layanan pelanggan merupakan hal yang sangat penting
baik untuk skala kecil maupun besar. Pengertian Layanan menurut Suparlan dalam
Rexy (2019) adalah pemberian pertolongan atau bantuan pada orang lain, baik
berupa materi maupun non materi supaya orang tersebut dapat mengatasi
masalahnya sendiri.
Menurut Barata (2003), pelayanan akan
terbentuk karena ada suatu proses pemberian layanan tertentu dari pihak
penyedia layanan kepada pihak yang dilayani.
Pengertian pelayanan menurut Moenir dalam Rexy
(2019), pelayanan merupakan suratu proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas
orang lain secara langsung. Pelayanan yang diberikan menyangkut segala usaha
yang dilakukan seseorang dalam rangka untuk mencapai tujuan guna memperoleh
kepuasan di dalam hal pemenuhan kebutuhan.
Dari ketiga pendapat tersebut dapat
disimpulkan bahwa layanan bisnis merupakan proses pemberian layanan kepada
pelanggan/ konsumen, baik yang bersifat materi maupun non-materi untuk pemenuhan
kepuasan pelanggan.
Jadi dapat disimpulkan, bahwa pengertian
manajemen perkantoran dan layanan bisnis adalah penerapan fungsi manajemen
dalam proses pemberian layanan kepada pelanggan/kolega untuk mencapai kepuasan
pelanggan dalam memenuhi kebutuhannya.
Jenis Jenis Layanan Bisnis
Layanan pelanggan dalam penerapannya memiliki
beberapa jenis. Setidaknya ada lima jenis layanan pelanggan yang dijelaskan
sebagai berikut.
a. Layanan pelanggan berjalan
Jenis layanan berjalan merupakan pelayanan
terhadap pelanggan yang dilakukan dengan cara bertemu langsung secara fisik dengan
pelanggan. Pelanggan harus datang ke kantor layanan pelanggan dan menyampaikan
keluhannya atau kebutuhannya. Kadang terjadi antrean panjang untuk mendapatkan
layanan. Jenis layanan ini cukup menyita waktu.
b. Layanan pelanggan melalui email dan telepon
Perkembangan bisnis sekarang ini sudah masuk
dalam era digitalisasi. Untuk menghemat biaya dan menerapkan layanan pelanggan
virtual, tren yang sekarang ini digunakan untuk layanan pelanggan adalah dengan
menggunakan layanan call service dan email untuk memudahkan penyampaian
keluhan. Seperti contoh layanan pelanggan PLN, Telkom dan layanan pembelian online.
c. Layanan pelanggan melalui livechat
Livechat merupakan
jenis layanan yang secara langsung dapat dilakukan berupa obrolan yang telah
dipersonalisasi antara pelanggan dan departemen layanan.
Livechat bisa membuat percakapan dan keterlibatan secara
langsung atau real-time. Pelanggan dengan zona waktu berbeda tidak perlu
menunggu jam kerja untuk menyampaikan keluhan, sebab livechat menawarkan
aksesibilitas sepanjang waktu. Tools livechat cukup modern dan lebih
akurat karena memiliki kemampuan dalam memahami konteks pelanggan, baik melalui
audio ataupun visual.
Keunggulan livechat
dalam bisnis adalah:
1)
Bisnis
akan selalu bergerak secara online.
2)
Dapat
menjaga kedekatan dengan pelanggan setiap saat.
3)
Biaya akan
lebih hemat.
4)
Tren
layanan akan terlihat lebih berkelas.
d. Layanan self-service
Jasa layanan mandiri
merupakan departemen layanan pelanggan yang memberikan pelayanan lebih instan,
ramah dan akurat, pelanggan mampu menyelesaikan masalahnya sendiri. Keunggulan
dari jenis layanan seperti ini dilihat dari pelanggan adalah solusi terhadap
masalah yang dihadapi pelanggan dapat ditentukan oleh pelanggan itu sendiri.
Jenis layanan seperti
ini dapat diperoleh pada kanal chatbots, FAQ, artikel berbasis
pengetahuan, panduan produk, tutorial video dan sebagainya. Jenis layanan ini cocok
digunakan perusahaan yang mendapatkan permintaan yang bersifat umum seperti refund,
reture produk, atau invoice.
e. Layanan pelanggan melalui komunitas dan forum
Komunitas dan forum
adalah kanal layanan pelanggan yang dibangun oleh pengguna jasa layanan/produk.
Untuk penggunaan layanan ini sebuah bisnis/usaha harus mampu menciptakan pengikut
dan komunitas yang lebih besar berdasarkan brand yang mereka miliki. Kecepatan
respon terhadap layanan pelanggan terkadang arbitrer atau tergantung pada
keaktifan anggotanya.
Demikianlah
apa yang bisa kami sampaikan mengenai pengertian manajemen perkantoran dan
layanan bisnis. Semoga bermanfaat (bisnisan.id).
Posting Komentar untuk "Pengertian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis"