Fungsi Fungsi Kantor (Fungsi Utama dan Fungsi Pendukung)

Daftar Isi [Tampil]

Fungsi Fungsi Kantor - Kantor adalah salah satu elemen yang sangat penting dalam dunia bisnis dan organisasi. Menurut para ahli perkantoran, konsep kantor melibatkan banyak aspek yang mencakup ruang fisik, orang-orang yang bekerja di dalamnya, peralatan, serta proses dan fungsi yang dilakukan di dalamnya. Dalam tulisan ini, kita akan menjelaskan pengertian kantor menurut beberapa ahli perkantoran terkemuka serta bagaimana peranannya dalam keberhasilan suatu organisasi.

Pengertian Kantor

Pengertian kantor menurut para ahli perkantoran adalah sebagai berikut:

Louis A. Allen Louis A. Allen, seorang ahli manajemen terkemuka, mendefinisikan kantor sebagai "sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu melalui pengelolaan informasi dan mengambil keputusan." Menurut pandangan Allen, kantor adalah tempat di mana informasi dikumpulkan, diproses, dan digunakan untuk membuat keputusan yang mendukung tujuan organisasi.
H. C. Haydam dan R. H. Torgerson Dalam pandangan Haydam dan Torgerson, kantor adalah "tempat di mana aktivitas administasi dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi." Mereka menekankan peran kantor dalam menjalankan tugas administratif, seperti pengolahan dokumen, komunikasi, dan manajemen data, untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam operasi perusahaan.
William Weston William Weston mendefinisikan kantor sebagai "sekelompok orang yang bekerja bersama dalam suatu ruangan atau tempat untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan alat-alat tertentu." Pandangan ini menekankan elemen fisik dan peralatan yang digunakan dalam kantor sebagai sarana untuk mencapai tujuan organisasi.
Edwin C. Leonard Edwin C. Leonard, seorang ahli perkantoran terkenal, menggambarkan kantor sebagai "tempat di mana berbagai jenis aktivitas administratif, manajerial, dan profesional dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi." Leonard menyoroti beragam fungsi yang dapat ditemui dalam kantor, seperti manajemen, akuntansi, pemasaran, dan lain-lain.

Apa Saja Fungsi Fungsi Kantor ?

Sebagai sebuah sistem dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan, kantor berperan penting dalam pencapaian tujuan dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Oleh karena itu, peranan kantor dalam layanan bisnis sangat penting guna mencapai tujuan untuk menyelenggarakan kegiatan pelayanan setiap harinya.

Fungsi kantor menurut Sumathy, dkk. (2011) dibedakan menjadi fungsi rutin atau fungsi pokok, dan fungsi penunjang atau fungsi administratif. Sedangkan Balachandran dan Chandrasekaran (2009) membedakan fungsi kantor ke dalam fungsi pokok dan fungsi tambahan. Dari kedua pendapat tersebut, maka fungsi kantor dapat dibedakan menjadi dua yaitu fungsi utama dan fungsi pendukung.

Fungsi Fungsi Utama Kantor

Fungsi Fungsi Utama Kantor menurut Rao (2000) adalah sebagai berikut.

1) Menerima Informasi

Informasi yang diterima berasal dari dua sumber yakni sumber internal dan eksternal. Sumber internal diperoleh dari unit-unit kerja yang ada di dalam organisasi (kantor), sedangkan sumber informasi eksternal diterima dari luar organisasi seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, investor dan perusahaan lain.

Informasi yang diterima dapat berupa dalam berbagai bentuk seperti surat, laporan, pesan telepon, faximile, e-mail, surat kabar, dan perundangan yang berlaku.

2) Merekam informasi

Informasi dari berbagai sumber dan dalam berbagai bentuk diterima, maka fungsi selanjutnya adalah merekam informasi. Langkah pertama merekam informasi adalah menyortir informasi ke dalam kategori atau kelompok tertentu. Contohnya, informasi mengenai pesanan dicatat secara manual maupun elektronik ke dalam bagian pesanan. Informasi mengenai urusan keuangan dicatat dalam bagian keuangan dan lain sebagainya.

Pencatatan dilakukan secara otomatisasi melalui sistem komputer yang memudahkan pegawai dalam mengidentifikasi dan mencari informasi dengan cepat. Rekaman informasi harus dijamin ketersediaannya, sehingga akan memudahkan dalam pencarian untuk memenuhi data yang dibutuhkan.

3) Mengolah informasi

Untuk menjadi sebuah informasi yang siap digunakan, data/ informasi harus dilakukan proses pengolahan terlebih dahulu. Untuk itu perusahaan/kantor perlu melibatkan staf terlatih dan terdidik atau sistem yang andal dalam mengolah data tersebut secara sistematis. Hasil pengolahan informasi dapat berupa laporan keuangan, laporan statistik, laporan biaya dan jenis laporan lain yang berkaitan dengan jenis usaha yang dijalankan.

4) Mendistribusikan Informasi

Informasi yang telah diolah dan telah menjadi informasi yang siap digunakan, selanjutnya akan didistribusikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Pendistribusian informasi tersebut dapat dilakukan menggunakan komunikasi baik secara lisan atau tulis. Pada proses pendistribusian perlu diperhatikan waktu pendistribusian, agar informasi tidak menjadi kadaluarsa atau expired.

Fungsi Fungsi Pendukung Kantor

Pada prinsipnya fungsi pendukung kantor merupakan aktivitas kantor yang memfasilitasi kinerja fungsi utama kantor. Fungsi pendukung kantor menurut Rasto (2015) memaparkan sebagai berikut.

1) Melaksanakan fungsi manajemen

Setiap pekerjaan selalu dilakukan dengan merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi. Hal ini dilakukan agar pencapaian tujuan kegiatan tersebut akan berjalan dengan baik. Berhasil tidaknya sebuah kegiatan akan selalu dilakukan evaluasi, sehingga pelaksanaan kegiatan berikutnya akan menjadi lebih efektif dan efisien.

2) Merancang sistem dan prosedur kantor

Sebuah sistem merupakan kelompok bagian yang saling terkait bergantung satu dengan yang lain dalam operasinya secara berurutan berdasarkan rencana yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Prosedur adalah serangkaian langkah untuk melakukan tugas sesuai dengan sistem yang ditentukan. Setiap sistem harus dipecah menjadi beberapa bagian untuk menentukan prosedur tertentu. Dalam setiap prosedur yang dibuat selalu memperhatikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

3) Mengendalikan formulir kantor

Formulir merupakan sarana penting dalam mencapai kinerja kantor lebih sistematis dan cepat. Kantor modern menggunakan sistem formulir dengan menekan dokumen manual atau menggunakan aplikasi formulir. Formulir merupakan catatan standar yang digunakan untuk mengumpulkan data/informasi untuk tujuan referensi. Sebuah formulir dirancang dengan baik atas dasar kebutuhan perusahaan/organisasi, agar data/informasi memberi manfaat yang maksimal.

4) Mengendalikan karyawan kantor

Karyawan kantor merupakan bagian dari proses manajemen secara umum. Namun, dalam mencapai efisiensi kantor, karyawan harus dipilih, dilatih dan ditugaskan melalui penilaian yang tepat. Oleh karena itu, evaluasi terhadap karyawan harus selalu dilakukan setiap waktu untuk mencapai kinerja puncak.

5) Menjamin ketersediaan alat tulis kantor

Alat tulis kantor merupakan sarana penting dalam pekerjaan kantor, untuk itu kantor harus mampu mengendalikan ketersediaan alat tulis. Upaya yang dilakukan dalam pengendalian ATK melalui prosedur pembelian, penggunaan, pengeluaran barang, dan penyimpanannya.

6) Menjamin ketersediaan peralatan, furniture dan mesin kantor

Kantor memiliki tugas penunjang dalam menjamin ketersediaan peralatan, furniture dan mesin kantor yang memadai. Hal ini berarti kebutuhan akan peralatan, furniture dan mesin kantor merupakan kebutuhan yang benar-benar sesuai dengan pekerjaan kantor.

7) Menjamin keamanan aset

Aset merupakan harta yang dimiliki oleh perusahaan/ organisasi. Aset dapat berupa aset bergerak dan aset tidak bergerak. Kantor harus menjamin keamanan aset tersebut dari kehilangan, kerusakan akibat pencurian, kebakaran, karena dapat berpengaruh terhadap produktivitas karyawan.

8) Melaksanakan hubungan masyarakat

Hubungan masyarakat oleh sebuah perusahaan atau kantor merupakan hubungan yang bertujuan untuk:

a) memperoleh informasi mengenai perubahan opini publik;

b) mengomunikasikan kebijakan, tujuan dan sasaran organisasi kepada publik; dan

c) mengantisipasi reaksi dari publik terkait tindakan organisasi. Dengan demikian kantor akan mampu meningkatkan citra organisasi dimata publik.

Peran Kantor Dalam Organisasi

Melihat fungsi fungsi kantor di atas maka kantor memiliki peran yang sangat penting dalam keberhasilan suatu organisasi. Berikut beberapa peran utama kantor dalam konteks perkantoran:

Pengelolaan Informasi: Kantor adalah tempat di mana informasi dikumpulkan, diproses, dan didistribusikan. Ini mencakup pengolahan dokumen, komunikasi internal dan eksternal, serta manajemen data. Pengelolaan informasi yang baik membantu organisasi membuat keputusan yang lebih baik.
Koordinasi: Kantor berfungsi sebagai pusat koordinasi aktivitas organisasi. Di dalamnya, berbagai departemen dan fungsi bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama. Koordinasi yang efektif di kantor memastikan bahwa semua aktivitas berjalan sesuai rencana.
Manajemen dan Administrasi: Banyak tugas manajerial dan administratif dijalankan di kantor. Ini termasuk perencanaan, pengawasan, pelaporan, dan pemantauan kinerja organisasi. Kantor membantu dalam menjalankan fungsi manajemen yang penting ini.
Komunikasi: Kantor adalah tempat utama untuk komunikasi internal dan eksternal. Karyawan berinteraksi di kantor untuk berbagi informasi, ide, dan gagasan. Komunikasi yang efektif adalah kunci keberhasilan organisasi.
Penciptaan dan Inovasi: Kantor juga merupakan tempat di mana ide-ide baru diciptakan dan inovasi muncul. Kreativitas seringkali berkembang dalam lingkungan kantor yang mendukung kolaborasi dan pertukaran gagasan.
Layanan Pelanggan: Dalam beberapa organisasi, kantor berperan sebagai titik kontak utama antara perusahaan dan pelanggan. Staf kantor bertugas memberikan layanan pelanggan yang berkualitas untuk mempertahankan dan meningkatkan hubungan dengan pelanggan.

Dalam era teknologi informasi modern, konsep kantor telah mengalami perubahan signifikan. Banyak organisasi mengadopsi model kerja jarak jauh atau bekerja secara fleksibel. Namun, peran kantor sebagai pusat aktivitas administratif, koordinasi, dan komunikasi tetap penting dalam berbagai konteks bisnis. Seiring perkembangan teknologi, kantor terus beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan organisasi modern.

Kesimpulannya, kantor adalah elemen integral dalam dunia bisnis dan organisasi yang berperan dalam mengelola informasi, mengkoordinasikan aktivitas, dan mencapai tujuan organisasi. Demikianlah apa yang bisa kami sampaikan mengenai fungsi fungsi kantor. Semoga bermanfaat dan salam sukses selalu (bisnisan.id).

Situs Belajar Bisnis Dan Keuangan