Cara Membangun Kerjasama Tim yang Baik

Daftar Isi [Tampil]

 

Cara Membangun Kerjasama Tim yang Baik - Pemimpin hendaknya tidak menganggap diri mereka semata-mata hanya sebagai Manajer, atau Supervisor, Penyelia, namun perlu melihatnya juga sebagai “Tim Leader”.  Memandang hanya dari kacamata sebagai Manajer atau Supervisor memposisikan Anda di posisi kewenangan tradisional yang hanya berdasarkan kedudukan/posisi, yang akhirnya hanya memandang dari sudut kekuatan jabatan.

Inilah seringkali kesalahan yang dilakukan oleh para manajer tingkat awal (bahkan sebagian manajer di lapisan atas), yaitu memandang hanya dari sisi kewenangan jabatan.

Dengan mengetahui kecenderungan cara kerja masing-masing individu dan apa yang memotivasi masing-masing anggota tim, pengenalan anggota tim, Anda, sebagai individual, akan memperoleh kepercayaan dan penghormatan yang sesungguhnya dari anggota tim (bukan sekedar karena jabatan Anda). Mengapa demikian? Karena setiap individu unik dan tidak dapat diperlakukan dengan sama.

Tentu saja maksud dari point ini bukan berlaku tidak adil, justru dengan memperlakukan tiap-tiap individu secara berbeda (dengan memperhatikan keadilan), membuat setiap individu berkembang sesuai dengan pootensi yang dimiliki.

Tentu semua tidak terjadi begitu saja, diperlukan langkah-langkah untuk menjadikan Anda sebagai Tim Leader yang berhasil. Beberapa alat sederhana yang dapat dipergunakan seperti counseling, perencanaan, sebagai persiapan tahap awal. Namun untuk membentuk suatu kelompok menjadi tim memerlukan langkah tambahan lainnya. Inilah salah satu poin penting bagaimana cara membangun kerja sama tim yang baik dalam perusahaan yang sering terlupakan.

Hal ini berarti para karyawan di bawah Anda bukan hanya sekedar pengikut saja (follower) yang tanpa kejelasan akan mengikuti Anda kemana pun Anda pergi, namun lebih sebagai suatu kelompok yang mendukung secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama melalui ilmu dan kemampuan yang saling berbagi dan mendukung satu dengan lainnya.

Apakah yang dimaksud dengan Tim?

Sebuah tim adalah sekelompok orang yang secara bersama-sama mau untuk bekerja sama. Kerja sama ini untuk mencapai suatu tujuan bersama atau suatu pekerjaan dimana mereka setuju untuk bertanggung jawab bersama.

Sekelompok orang belum tentu merupakan sebuah tim, sebuah tim harus merupakan sekelompok orang yang saling bergantung yang bergerak maju untuk pencapaian atau keberhasilan dari tujuan bersama tertentu, bukan hanya untuk kepentingan kenyamanan administratif saja. Suatu kelompok, secara definisi, merupakan beberapa orang dengan hubungan yang beraneka ragam.

Anggota tim  mempunyai komitmen satu dengan yang lain untuk pengembangan pribadi dan juga pencapaian keberhasilan. Komitmen itulah yang umumnya mengubahkan tim. Sebuah tim dapat melampaui pencapaian sebuah kelompok dari yang diperkirakan jika dilakukan hanya oleh masing-masing anggota tim. Artinya sebuah tim mempunyai efek sinergi, satu tambah satu bukan dua tetapi lebih dari dua.

Model Mental Kerja Berbagi

Anggota tim tidak hanya bekerja sama di dalam aspek tugas dan tujuan pekerjaan mereka, namun mereka juga saling berbagi untuk hal-hal yang dianggap sebagai fungsi manajemen tradisional, seperti: perencanaan, mengorganisasikan, menetapkan tujuan kinerja, menilai kinerja tim, mengembangkan strategi mereka untuk menghadapi perubahan dan menjaga sumber daya mereka sendiri.

Cara model mental kerja berbagi ini, membuat anggota tim mengetahui kondisi rekan-rekannya dan membuat anggota tim dapat memperkirakan dan mengetahui ekspektasi atas tugas tanggung jawab serta harapan suatu tugas, yang pada akhirnya membuat mereka dapat melakukan penyesuaian-penyesuaian dalam rangka menjaga kinerja tim secara efektif. (Cannon-Bowers, Salas, & Converse, 1993).

 

Keuntungan-keuntungan Utama sebagai Tim

Mengapa memahami bagaimana cara membangun kerjasama tim yang baik sangat penting bagi seorang leader? Karena kerja sama tim kerja akan berdampak positif seperti berikut ini.

1.         Sebuah tim dapat memaksimumkan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Setiap anggota tim akan mendapat pengarahan, bantuan, tuntunan dan dukungan dari anggota tim lainnya. Keberhasilan maupun kegagalan dirasakan oleh semua anggota tim, bukan hanya oleh seseorang saja. Kegagalan tidak disematkan hanya kepada anggota individual tertentu, yang menyebabkan mereka mempunyai keberanian untuk mengambil kesempatan. Keberhasilan dirasakan oleh semua anggota tim, hal ini akan sangat membantu mereka mencanangkan dan mencapai keberhasilan lebih tinggi lagi, dan tambahannya, kegagalan dipandang sebagai suatu pembelajaran (lesson learned)

2.         Hasil akhir sebuah tim umumnya lebih baik dibandingkan dengan kinerja per individu, sekalipun mungkin banyak tantangan yang harus dihadapi oleh tim. Hal ini karena efek sinergi dari tim.

3.         Ada sebuah proses peningkatan secara terus menerus. Tidak ada seorang pun yang mengetahui tugas, tanggung jawab, dan tujuan yang lebih jelas dari masing-masing anggota dari tim. Untuk mendapat perubahan yang jelas (real), Anda memerlukan pengetahuan, skill dan kemampuan mereka. Saat mereka dibentuk sebagai sebuah tim, mereka tidak menjadi takut atas apa yang bisa dilakukan. Motivasi personal akan didesak dipinggirkan untuk menjadikan motivasi tim lebih tinggi sehingga berhasil.

4.         Kecepatan belajar dari masing-masing anggota tim juga akan meningkat (dibandingkan jika harus belajar sendiri), sehingga pada akhirnya baik secara tim maupun individu akan mendapatkan manfaatnya.

5.         Membangun networking, sebuah tim mempunyai kesempatan yang lebih luas untuk membangun networking dibandingkan jika harus melakukannya per individu.

6.         Adanya tingkat keamanan yang lebih besar di dalam suatu tim, sehingga konsentrasi untuk mencapai yang terbaik lebih besar.

Kebanyakan tim bukanlah sebuah tim yang sesungguhnya, tetapi hanya merupakan kumpulan dari individu-individu yang mempunyai hubungan dengan atasan mereka. Setiap individu bersaing dengan yang lain untuk kekuasaan, prestise dan kedudukan. - Douglas McGregor

Dari Kelompok ke Tim — Bagaimana Mencapainya

Menjadi Antusias – itu mempengaruhi yang lain

 

Jadikan tim Anda antusias! Bagaimana caranya? Banyak hal yang bisa dilakukan: berikan motivasi, beritahukan tujuan yang hendak dicapai, berikan pelatihan yang memadai, penugasan dalam suatu project tertentu, tantang untuk mencapai sesuatu yang lebih baik, berikan kesempatan untuk berpendapat dan berbicara dan lain sebagainya.

Saran penulis, jangan Anda membuat anggota tim antusias karena janji imbalan atau posisi dimasa depan, namun sampaikan lebih kepada proses yang harus dijalani dan potensi anggota tim untuk berkembang, dan arahkan anggota tim kepada nilai-nilai yang benar.

Berikut contoh untuk penugasan project:

Menjadi antusias untuk suatu hal pada suatu saat. Dimulai dengan mencari permasalahan ringan yang dapat dipecahkan segera. Usaha untuk pemecahan masalah ini akan mengembangkan tim dan membuat mereka berorientasi kepada aspek-aspek kinerja utama dan membentuk mereka bersama. Sebuah tim yang potensial akan menetapkan dengan cepat hal-hal apa yang cukup menantang namun sekaligus juga masih dapat tercapai, tidak diawang-awang.

Pertama, temukanlah sebuah permasalahan dan mulailah membicarakannya dengan tim, jangan delegasikan kepada individu ataupun grup yang lebih kecil, jadikan ini sebagai suatu project bagi setiap orang (anggota tim). Pilihlah suatu permasalahan pekerjaan sederhana yang mengganggu, dapatkan pandangan dan pendapat tiap-tiap orang. Kemudian, pecahkanlah permasalahan tersebut.  Tingkatkan rasa urgensi dan tentukan target penyelesaian yang jelas.

Tidak perlu untuk mengalokasikan sumber daya yang banyak pada saat ini, bawalah permasalahan tersebut jadikan topik untuk diselesaikan. Saat penyelesaian sudah dilakukan, berikanlah pujian ditujukan kepada seluruh tim.

Pastikan juga, bahwa penyelesaian tersebut meningkatkan efisiensi, produktifitas, mempersingkat waktu proses karena hal-hal ini akan menjadi penentuan kriteria sukses atau tidaknya penyelesaian tersebut. Setelah suatu permasalahan tersebut diselesaikan maka bisa dicari permasalahan yang lebih besar dan menantang dan lakukan kembali proses serupa.

Mengembangkan Rasa Urgensi

Dapat dikatakan ini merupakan suatu pemicu yang harus ada di dalam sebuah tim untuk mencapai keberhasilan. Tanpa adanya rasa urgensi, maka tidak ada suatu yang perlu diperjuangkan, diusahakan, diperbaiki, ditingkatkan,  dengan sungguh-sungguh.

Anggota tim harus mempercayai bahwa tim mempunyai suatu tujuan yang penting dan berharga. Menetapkan rasa urgensi dan arahan akan membuat tim mengetahui ekspektasi yang diharapkan dari mereka. Semakin tinggi tingkat urgensi dan semakin pentingnya tujuan yang hendak dicapai, maka umumnya semakin besar kesempatan tim untuk maju, berkembang dan berhasil.

Tim terbaik dapat mendefinisikan dan menetapkan harapan kinerja mereka, namun juga cukup fleksibel apabila terjadi perubahan maka mereka mengubah tujuan, harapan dan pendekatan untuk menyesuaikannya.

Pedoman Tingkah laku yang Jelas

Tim perlu mengembangkan etika tingkah laku untuk membantu mereka mencapai tujuan dan sasaran kinerja mereka. Beberapa pedoman tingkah laku yang bisa dipertimbangkan seperti:

·             Saat meeting – tidak ada interupsi panggilan telepon

·             Dalam diskusi – tidak perlu sampai ada anggota yang sengaja dikorbankan

·             Kerahasiaan – kerahasiaan personal dan perusahaan tetap dijaga dan dihormati diantara tim

·             Mengutamakan nilai-nilai yang benar – integrity, karakter, kejujuran, keberanian, kerjasama dll

·             Pendekatan analitis – bicara dengan data serta bukti dan data / bukti berbicara

·             Saling menghormati – dari tim yang masih level junior maupun yang sudah senior

·             Konfrontasi yang konstruktif – bukan dalam rangka mencari siapa yang salah dan saling tunjuk, namun untuk mencari jalan keluar

·             Yang paling terutama – setiap orang bekerja untuk pekerjaan yang sebenarnya, tidak menghabiskan waktu sia-sia dan menyalahgunakan wewenang yang dimiliki.
Membuat mereka terinformasi dan meminta mereka selalu mengupdate.

 

Selalu berikan tantangan kepada tim Anda atas fakta-fakta terkini dan informasi yang jelas. Informasi-informasi baru membuat tim yang potensial untuk dapat menyesuaikan, jika diperlukan, meredefinisi pekerjaan mereka, membuat mereka lebih kaya dalam pengertian atas tujuan yang hendak dicapai maupun prosesnya sehingga membuat mereka lebih jelas dalam menetapkan tujuan.

Mengharapkan tim mengupdate merupakan suatu kunci sehingga tercipta komunikasi 2 arah yang kondusif. Seringkali kesalahan yang dilakukan para pimpinan adalah memberikan instruksi, memberikan arahan, namun mereka jarang mengetahui update dari kondisi yang sebenarnya, ataupun jikalau terupdate sudah terlambat. Kebiasaan untuk mengupdate ini mutlak diperlukan supaya sebuah tim dapat berhasil guna.

“For me, keep update is one of the most important habits to do as good follower, it will give magnitude benefit for both – the leader and don’t forget – the follower too”.- BS and SK

 

Bertumbuh Bersama

Tim harus mempunyai cukup waktu untuk menghabiskan waktu bersama (bonding), terutama pada saat awal. Ini adalah salah satu kunci penting sebagai cara membangun kerjasama tim yang baik. Tentu kita mengetahui hal ini, namun seringkali juga bahkan tim yang potensial gagal melakukannya, sebagian yang skeptis mengatakan bahwa hal tersebut hanya pemborosan waktu saja, lebih baik digunakan untuk masing-masing kerja.

Waktu yang digunakan bersama dapat berupa waktu yang telah direncanakan maupun belum direncanakan. Bisa waktu formal pekerjaan dalam meeting atau diskusi atau workshop maupun waktu informal – misalkan makan-makan atau jalan-jalan.

Semuanya ini dimaksudkan agar tim menjadi lebih erat dan interaksi antar anggota tim terlaksana dengan tujuan saat bekerjasama bisa berjalan lebih baik. Tidak perlu tabu dengan adanya ide-ide kreatif atau terlihat sedikit nyentrik dalam rangka mempererat hubungan ini.

Dengan adanya cukup waktu bersama ini, setiap anggota tim diharapkan bertumbuh, baik secara individu maupun juga secara tim.

Penerapan Cara Kerja Positif dan Berdasarkan Kinerja

Galilah pengaruh positif dari feedback, penghargaan, teguran, hukuman, balas jasa dan hadiah berdasarkan kinerja, bukan berdasarkan personality ataupun hubungan persaudaraan. Penerapan cara kerja yang positif, bahkan termasuk jika seseorang dengan kinerja rendah diberikan dorongan, arahan, teguran yang membangun akan membentuk tim yang tangguh dan mampu bekerja dengan baik dalam situasi apa pun.

Penerapan cara kerja positif memandang bahwa setiap anggota tim mempunyai potensi yang dapat dikembangkan dan merupakan tugas dari Pemimpin untuk mengembangkan potensi tersebut demi kepentingan bersama.

Kepada yang berkinerja tinggi, berikan pujian dan penghargaan, sambil tetap menjaga karakter yang benar dan tidak sombong.

Kepada yang berkinerja rendah, tentu akan berbeda reward yang diberikan, lebih rendah. Dan jikalau ada kesalahan, maka jangan didiamkan, namun perlu disampaikan dan diambil tindakan untuk dilakukan corrective action.

Pastikan bahwa jika Anda menegur berdasarkan fakta-fakta yang jelas, bukan karena kepribadiannya namun karena hasil pekerjaannya ataupun karakter yang negatif terkait dengan pekerjaan, jadi bukan atas dasar suka atau tidak suka.

Misalkan kepada anggota tim yang sulit atau kurang bisa berbicara dan menyampaikan pendapat, berikan kesempatan untuk berbicara, latih supaya bisa berbicara, hal-hal semacam ini akan mengencourage anggota tim untuk memberikan kontribusi lebih baik secara berkesinambungan.
Beberapa metode yang juga dapat dilakukan:

·             Fokus kepada pengembangan dan kinerja. Jadikan kerjasama sebagai hal penting dalam pekerjaan, bagian penting dalam berbisnis dan dalam cara kita berinteraksi dengan yang lain.

·             Gunakan perangkat-perangkat kepemimpinan, seperti: coaching, counseling, mentoring, tutoring, dan konsentrasi bagaimana caranya untuk  meningkatkan kinerja daripada mencari kesalahan.

·             Gunakan informal proses, seperti cara berkomunikasi,  menunjukkan penghormatan, menghargai dan bahkan merayakan jika tercapai keberhasilan mereka.

·             Anda harus menunjukkan commitment, loyalty, kebanggaan, dan kepercayaan kepada tim Anda.

·             Jika berhasil, jangan tujukkan kepada diri sendiri, namun tunjukkan itu sebagai pencapaian tim - Share the credit (karena memang sebenarnya demikian!).

·             Bentuklah sub komite untuk area-area penting dan berikan wewenang untuk pengambilan keputusan.

·             Secara bergantian berikan kesempatan kepada anggota tim untuk memimpin atau memfasilitasi meeting.

·             Pada saat meeting atau berdiskusi, dengarkan dahulu, jangan langsung menuju kesimpulan, dengarkan informasi dari yang lain secara memadai.

·             Jelas pada saat menyampaikan sesuatu, apakah hal tersebut merupakan pendapat perusahaan/manajemen, pendapat tim keseluruhan atau pendapat pribadi.

Seorang pemimpin yang baik akan memberikan inspirasi kepada timnya, namun kemudian tidak berhenti sampai di situ saja, anggota tim yang terinspirasi ini juga menjadi inspirasi bagi yang lainnya sehingga akhirnya tim itu sendiri menjadi inspirasi secara keseluruhan. Tentu saja itu harus ada yang memulai. Siapa? Anda!

Anda harus memulainya dan menjadi katalisator bagi tim, membawa tim kepada tingkat yang diharapkan, awal mulanya bisa demikian, namun pada suatu titik tertentu diharapkan anggota tim berkembang dan menjadi lebih dewasa sehingga berpengaruh kepada tim secara keseluruhan

Beberapa Elemen Umum Membangun Kerjasama Tim

Walaupun tim Anda mempunyai beberapa tujuan, namun harus ada 2 atau 3 tujuan yang menonjol, tidak boleh terlalu banyak. Misalnya untuk meningkatkan produktifitas 20% dibandingkan tahun sebelumnya, atau Memangkas biaya produksi 10% tanpa adanya pengorbanan atas pendapatan karyawan. Semua harus komitmern untuk mencapai tujuan tersebut.

Partisipasi produktif dari anggoita tim – mempunyai 4 level:

1.         Kontribusi data dan pengetahuan

2.         Mensharekan proses pengambilan keputusan dan cara mencapai consensus

3.         Membuat keputusan

4.         Membuat keputusan bersama dijalankan

Berikut ini adalah beberapa elemen umum sebagai cara membangun tim yang solid :

·             Komunikasi – Terbuka, jujur, pertukaran, informasi yang efektif diantara anggota.

·             Kepercayaan – Terbuka terhadap masukan dan kritikan serta percaya kepada anggota lainnya.

·             Rasa kepemilikan – Ikatan yang membuat komitmen bersama atas adanya tujuan bersama dalam suatu tim.

·             Perbedaan – Hal ini harus dipandang sebagai asset, bukannya saling membedakan dan dipersepsikan negatif, namun dipergunakan sebaik-baiknya sehingga menciptakan adanya sinergi.

·             Kreativitas dan Berani mengambil risiko – Jangan takut mengambil risiko, dimana tentu saja dengan pertimbangan. Kreatifitas membuat hidup dan pekerjaan jadi lebih menarik.

·             Evaluasi – kemampuan untuk mengevaluasi, termasuk kepada diri sendiri dan proses yang berjalan atau hasil yang lebih rendah dari yang diharapkan, ini meningkatkan kemampuan mengoreksi diri dan memperbaiki sehingga ke depannya hasil yang dicapai lebih baik. (bahkan untuk sesuatu yang berhasil pun harus dilakukan evaluasi)

·             Kemampuan beradaptasi dengan perubahan – Cukup fleksibel dan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan.

·             Kepemimpinan – Setiap orang harus menghargai kepemimpinan yang ada dan mengembangkan kepemimpinan baik bagi dirinya maupun timnya, saling mendukung

Nah, itulah tadi beberapa konsep dan elemen bagaimana cara membangun kerjasama tim yang baik dalam dunia kerja, perusahaan, maupun organisasi. Semoga bermanfaat, Salam Hangat dari bisnisan.id.